Confere

  • 19 марта 2012 г.
  • 1159 Слова
ПОДСИСТЕМА ДОКУМЕНТНОГО И ИНФОРМАЦИОННОГО
ОБОРОТА ДЕКАНАТА.


Ольховая М.А., Новиков А.В., Сыпин Е.В., Ткаченко Е.Н.


Бийский Технологический институт АлтГТУ


В статье рассмотрена подсистема документного и информационного оборота деканата. Подсистема предназначена для автоматизации ввода и хранения персональных данных студента, ведения архива деканата, на которыйпрямо или косвенно опирается ряд дополнительных структур института, а также подготовки различных отчетов. При реализации данной подсистема предусмотрена возможность взаимодействия с другими подсистемами, входящими в состав информационной аналитической системы вуза

Одной из важнейших характеристик современного общества является бурное развитие информационных и коммуникационных технологий, ихактивное внедрение в производственную, научную и учебную сферы.
В Бийском Технологическом Институте активно ведется работа по информатизации деятельности ВУЗа. Одним из структурных подразделений, информатизация работы которого существенно облегчит условия труда сотрудников, является деканат.
Автоматизация деятельности деканата БТИ должна позволить:
1) значительно сократить время,затрачиваемое сотрудниками деканата на выполнение регламентных процедур (например, редактирование информации, поиск личных данных студентов и т.п.);
2) упростить процедуру действий с данными, которые используются в период учебного процесса, таких как информация о зачислении и переводе;
3) автоматизировать формирование, подготовку и вывод на печать необходимых документов;
4)устранить дублирование информации в общей схеме документооборота института;
5) обеспечить взаимодействие с другими подсистемами, входящими в состав информационной аналитической системы вуза (библиотечной, информационного обеспечения деятельности кафедр, нормативных документов и т.д.).
Таким образом, автоматизация процесса работы деканата с личными данными студентов и документами, касающимисяэкзаменационно-зачетной сессии является актуальной и перспективной задачей.
В связи с вышеизложенным была сформулирована цель данного проекта – создание подсистемы информационного и документного оборота деканата БТИ.
В рамках проекта были поставлены следующие задачи:
1) анализ предметной области методом интервьюирования сотрудников деканата;
2) формулирование наосновании результатов собеседования функций деканата, которые необходимо автоматизировать;
3) разработка концептуальной модели АРМ на основе анализа предметной области;
4) разработка структуры базы данных, предназначенной для хранения информации о студентах, и отвечающей следующим требованиям:
поддержка транзакций;
возможность многопользовательского доступа к базе данных;
поддержкаразграничения доступа;
возможность интеграции в уже существующую в институте автоматизированную систему;
5) реализация АРМ ввода и редактирования персональных данных студента БТИ, включая информацию, касающуюся экзаменационной сессии.
Под предметной областью понимают часть реального мира, которая имеет непосредственное отношение к функционированию информационной системы.
Предметной областью даннойсистемы является учебный процесс, управление которым осуществляется на кафедре и в деканате.
При поступлении абитуриента в ВУЗ личные дела абитуриентов, оформляемые при подаче документов на поступление, передаются в деканат, где они сортируются по группам. После чего на каждого студента заводится личная карточка студента. В нее заносится вся необходимая персональная информация.
Далее,на протяжении всего периода обучения в личных делах фиксируются все факты о любых изменениях статуса студента (перевод в другую группу, справки об академическом отпуске и т.п.).
Наиболее рутинными и в то же время ответственными процессами в работе сотрудников деканата являются:
ввод персональных данных студента в его личную карточку;
ведение архива...
tracking img