Edou

  • 06 мая 2012 г.
  • 525 Слова
Раздел 3. Организация работы с документами
Часть 3.2. Оперативное хранение документов
Организация хранения документов
В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организациидокументооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.
Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можноподразделить на два подвида:
• хранение документов в процессе их исполнения;
• хранение исполненных документов. 1
Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практическогоиспользования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение. 2
Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальныепапки с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончаниярабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. 3
Исполненные документы должны формироваться в дела* в соответствии с номенклатуройдел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.
Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должнаобеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.
Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последние время наряду схранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущейдеятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии...
tracking img