Архивное хранение документов и дел

  • 12 дек. 2011 г.
  • 3757 Слова
МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФГБОУ ВПО Московский государственный агроинженерный университет им. В.П.Горячкина

КАФЕДРА «Бухгалтерский учет»

РЕФЕРАТ
по дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»
на тему:
«Текущее хранение дел. Составление описей и сдача дел в архив. Архивное хранение документов и дел»

Вариант 32.

Выполнила: Афонина ЕвгенияАнатольевна ИЭФ-36
Дата сдачи работы:
Преподаватель: Патракова Анна Андреевна

Москва 2011 г.

СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………………………3
I. Теоретическая часть
1. Текущее хранение дел………………………………………………………5
2. Составление описей и сдача дел в архив
2.1. Экспертиза ценности документов………………………………………6
2.2.Составление описи……………………………………………………...8
2.3. Сдача дел в архив………………………………………………………..10
3. Архивное хранение документов и дел.
3.1. Обеспечение сохранности документов…………………………………12
3.2. Электронные документы в архивах……………………………………...12
3.3. Размещение документов в хранилищах…………………………………14
3.4. Проверка наличия и состояния документов…………………………….16
II. Практическаячасть
1. Деловое письмо, штатное расписание……………………………………19
2. Макет документа……………………………………………….………….20
3. Конкретный пример документа………………………………..…………21
Заключение……………………………………………………………………….22
Список используемой литературы……………………………………………...24

Введение
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершенияисполнения и отправки.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
На предприятии существует следующая организационно – распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлениираспорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:
* организационные документы;
* распорядительные документы;
* информационно – справочные документы.
На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильнооформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются куничтожению.
В своей работе я рассмотрю вопрос по подготовке исполненных документов к архивному хранению, выясню, что включается в этот процесс, дам понятие следующим терминам:
* Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов;
* Описи дел;
* Обеспечение их сохранности;

1. Текущее хранение дел.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненногодокумента. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.
Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.
Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафаприкрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.
При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.
Последнее время получила...