Аудита расчетов с подотчетными лицами

  • 24 нояб. 2011 г.
  • 9324 Слова
ВВЕДЕНИЕ.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а так же на иныехозяйственно-операционные цели, на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды для целей бухгалтерского учета, называются подотчетные лица.
Подотчетные лица – физические лица, которым выданы наличныеденьги, а также другие ценности, обязанные предоставить отчет об их использовании.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и расходы по командировкам.
Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденнымрешением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года №40.
Данный документ не ограничивает суммы, которые организация может выдать под отчет на хозяйственные расходы. Размер и срок, на который они выдаются под отчет, устанавливается приказом руководителя организации.
Наличные денежные средства, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение ГСМ, могут выдаваться толькоопределенному кругу лиц – работникам организации, список которых утверждает руководитель. Значит, в обязательном порядке в организации должен быть издан приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет. Срок, на который могут выдаваться суммы на хозяйственные расходы, законодательно не ограничен, такие сроки организация обязана установить самостоятельносоответствующим приказом.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении работника организации в служебную командировку.
Для осуществления расчетовналичными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на другие цели не допускается.
Получая наличные денежные средства из кассы организации на какие-то определенные цели,подотчетное лицо в дальнейшем обязано отчитаться по расходованию подотчетных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвестиокончательный расчет по ним. Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а так же наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и др.).

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ.

По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан предоставить в бухгалтериюавансовый отчет (унифицированная форма №АО-1,утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01 августа 2001 г. №55) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Указания по применению и заполнению унифицированной формы “Авансовый отчет» (форма №АО-1).
Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на...