бездокументное обслуживание организации в работе секретаря

  • 18 февр. 2015 г.
  • 5059 Слова
Содержание
Введение 2
1. Бездокументное обслуживание 3
1.1.Организация работы офиса 7
2. Секретарь в организации 10
2.1.Деловые и личностные качества секретаря 13
2.2.Профессиональная этика секретаря 16
2.3.Культура речи 21
2.4.Приветствие и представление 23
Заключение 26
Список использованной литературы 27Введение
секретарь
Секретарь– офисный работник с широким кругом обязанностей от приёма телефонных звонков до помощника руководителя. От современного секретаря обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.
В настоящее время в словарях секретарь определяетсякак "лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством".
Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие ихобязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и учёной степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).
За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующимзвеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приёмы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает её наполовину.
Отпрофессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы.секретарь
1.Бездокументное обслуживание.
Офис может работать без шефа, но не без секретаря.
Джейн Фонда
Профессия секретаря требует от человека, избравшего её, высокойподготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря всё просто и никаких особых знаний не требуется.
Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих,вспомогательно- технических операций. В его обязанности входит не только работа по документационному обслуживанию, но и работа по организации приёма посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.
Операции по бездокументномуобслуживанию
выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя
Секретарь должен помогать руководителю ориентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты.
Секретарь должен внимательно просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности.
подготовка заседаний исовещаний
организация приема посетителей
Обязанности секретаря различны в зависимости от того, какой вид приёма проводится руководителем. Приём посетителей можно разделить на три вида:
1. приём сотрудников своего учреждения по текущим делам
2. приём представителей других организаций
3. приём по личным вопросам1
Если посетитель пришёл без предварительной...