Деловая беседа: подготовка, планирование и структура.

Деловая беседа: подготовка, планирование и структура.

Деловая беседа — это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.
В современной трактовке деловые беседы означают устный контактмежду партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем.
Основные функции деловой беседы:
Начало перспективных мероприятий и процессов
Контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов
Обмен информацией
Взаимное общение работников из одной сферы деятельности
Поддержание деловых контактов
Поиск,выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов
Стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях.
Подготовка к беседе
Включает:
1. Планирование:
предварительный анализ участников и ситуации;
инициатива проведения беседы и определение ее задач;
определение стратегии и тактики;
подробный план подготовки к беседе.
2. Оперативная подготовка:
сбор материалов;
отбори систематизация материалов;
обдумывание и компоновка материалов;
рабочий план;
разработка основной части беседы;
начало и окончание беседы.
3. Редактирование:
контроль (т.е. проверка проделанной работы);
придание окончательной формы беседы.
4. Тренировка:
мысленная репетиция;
устная репетиция;
репетиция беседы в форме диалога с собеседником.
Планирование беседы сводится к следующимдействиям:
составление и проверка прогноза деловой беседы;
установление основных, перспективных задач беседы;
поиски подходящих путей для решения этих задач (стратегии);
анализ внешних и внутренних возможностей для осуществления плана беседы;
определение и разработка среднесрочных и краткосрочных задач беседы, их взаимосвязи и очередности;
разработка мероприятий для реализации указанных задач(разработка программы работы, плана по отдельным элементам беседы) и др.
Структура деловой беседы
Состоит из 5 фаз:
Начало беседы.
Передача информации.
Аргументирование.
Опровержение доводов собеседника.
Принятие решений.
В отношении любого выступления, любой беседы действуют 10 общих правил, соблюдение которых сделает ваше выступление, если не совершенным, то по крайней мере корректным:Профессиональные знания.
Ясность.
Надежность.
Постоянная направленность.
Ритм.
Повторение.
Элемент внезапности.
«Насыщенность» рассуждений.
Рамки передачи информации.
Определенная доза юмора и даже, в какой-то мере, иронии.
К перечисленным правилам можно добавить следующие основные черты живой речи:
• в любой деловой беседе ценны содержание и техника изложения;
• следует ограничиваться фактами иподробностями в беседе рассуждениями по теме;
• беседу лучше планировать с различными возможными вариантами;
• необходимо иногда повторять и делать выводы из сказанного;
• следует обращаться непосредственно к собеседнику, учитывая, что личное влияние в деловых отношениях имеет большое значение.
Фаза I. Начало беседы
Задачи:
установление контакта с собеседником;
создание приятнойатмосферы для беседы;
привлечение внимания;
побуждение интереса к беседе;
«перехват» инициативы.
Приемы начала беседы:
1. Метод снятия напряжения — позволяет установить тесный контакт с собеседником.
2. Метод «зацепки» — позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для проведения запланированной беседы.
3.Метод стимулирования игры воображения — предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться.
4. Метод прямого подхода — означает непосредственный переход к делу, без выступления.
Правильное начало беседы предполагает:
• точное описание целей беседы;
• взаимное представление...