Кадры

  • 11 дек. 2013 г.
  • 2052 Слова
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО КАДРАМ


Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие отраспорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению. В статье рассмотрены образцы оформления информационно-справочной документации по кадрам.


Информационно-справочные документы предоставляют основания для издания приказов по личному составу.
Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей,классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяются самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству. В состав информационно-справочных документов, как правило, включают докладные, служебные и объяснительные записки, представления, предложения, заявления, акты, справки, заключения, отзывы, перечни,списки, переписку. Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.


Докладная записка


Докладная записка - это документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации,выполненной работе, требующих принятия решения (примерный образец 1).


Примерный образец 1


Управление сбыта Генеральному директору
информационных систем А.Г. Цицину

Докладная записка
05.08.2004 N 12


О командировании Чепрасовой М.М.
в компанию "Электронные офисные
системы"


В связи с расширениемассортимента информационных систем, реализуемых нашей фирмой, и формированием плана рекламной кампании на I полугодие 2005 г. прошу Вас командировать специалиста Чепрасову Марину Михайловну в компанию "Электронные офисные системы" для ознакомления с новыми программными продуктами по автоматизации делопроизводства.


Начальник подпись Е.Н. ЯрославцеваПример. Так, например, докладные записки (фиксирующие или предупреждающие о наступлении событий, перечисленных в ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ) являются основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.


Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:
- в первом разделе излагаются причины, факты или события,послужившие поводом для ее написания;
- во втором - анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
- в третьем - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать.
Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименованиеорганизации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.


Служебная записка


Близка к докладной записке по своему назначению служебная записка, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер.
Служебнаязаписка - это документ, содержащий информацию о выполнении какой-либо работы, направляемый должностным лицом другому должностному лицу. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения (примерный образец 2).


Примерный образец 2


Управление сбыта...
tracking img