Содержание
Введение
1. Организация работы с документами………………………………4-7
2. Движение входящих, исходящих и внутренних документов…..7-9
3. Регистрация документов…………………………………………..9-17
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Движение документов в организации с момента их создания или получения дозавершения исполнения или отправки называется документооборотом. Рациональной организацией документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.
Каждый издокументопотоков имеет свою особенность относительно состава, количества, обработки и движения.
Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. Существует три основныеформы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документам используется в крупных объединениях (учреждениях) сосложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:
• прием ипервичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочая работа;
• исполнение документов и отправка.
20. Общие правила организации документооборота.
Регистрация документов.
Определение термина«организация работы с документами» дано в терминологическом стандарте в области делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 51141 – 98.
1. Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использование документов в текущей деятельности предприятия.
В государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) синонимом термина «организация работы с документами» являлось«управление документацией». В международном стандарте ИСО 15489 -2001 «Информация и документация – Управление документами», разработанном гораздо позднее, использован термин «управление документами». В управление документами ИСО 15489 включает контроль не только за использованием, движением и хранением документов, но и за их созданием и получением.
Характеристики и принципы организациидокументооборота.
Термин «документооборот» появился в российском (советском) документоведении в 1920 – х гг. В результате многолетних научных исследований в области управленческого труда и делопроизводства основные правила движения документов и рациональной организации документооборота к середине 1970 – х гг. были сформулированы в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Документооборот – этодвижение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся:
• последовательности перемещений документов;
• выполнения операций с документами (получения,...
Введение
1. Организация работы с документами………………………………4-7
2. Движение входящих, исходящих и внутренних документов…..7-9
3. Регистрация документов…………………………………………..9-17
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Движение документов в организации с момента их создания или получения дозавершения исполнения или отправки называется документооборотом. Рациональной организацией документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.
Каждый издокументопотоков имеет свою особенность относительно состава, количества, обработки и движения.
Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. Существует три основныеформы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документам используется в крупных объединениях (учреждениях) сосложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:
• прием ипервичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочая работа;
• исполнение документов и отправка.
20. Общие правила организации документооборота.
Регистрация документов.
Определение термина«организация работы с документами» дано в терминологическом стандарте в области делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 51141 – 98.
1. Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использование документов в текущей деятельности предприятия.
В государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) синонимом термина «организация работы с документами» являлось«управление документацией». В международном стандарте ИСО 15489 -2001 «Информация и документация – Управление документами», разработанном гораздо позднее, использован термин «управление документами». В управление документами ИСО 15489 включает контроль не только за использованием, движением и хранением документов, но и за их созданием и получением.
Характеристики и принципы организациидокументооборота.
Термин «документооборот» появился в российском (советском) документоведении в 1920 – х гг. В результате многолетних научных исследований в области управленческого труда и делопроизводства основные правила движения документов и рациональной организации документооборота к середине 1970 – х гг. были сформулированы в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Документооборот – этодвижение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся:
• последовательности перемещений документов;
• выполнения операций с документами (получения,...
Поделиться рефератом
Расскажи своим однокурсникам об этом материале и вообще о СкачатьРеферат