Организация секретарем приема посетителей

  • 01 нояб. 2016 г.
  • 1347 Слова
ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРЕМ ПРИЕМА
ПОСЕТИТЕЛЕЙ. ВИДЫ ПРИЕМОВ.

Организация приема
обязанности посетителей
секретаря входит организация

В
приема
посетителей. Секретарь не проводит прием посетителей! Прием
ведет
руководитель,
сотрудники
организации.
Умение
подготовить и помочь руководителю в проведении приема во
многом определяет профессионализм секретаря.
Прием посетителей можно разделить наследующие виды:
•прием
посетителей
других
организаций,
клиентов,
партнеров (по рабочим вопросам);
•прием сотрудников своего учреждения по текущим вопросам
(по рабочим вопросам);
•прием посетителей, в том числе сотрудников, по личным
вопросам
(личный
прием
граждан
и
представителей
юридических лиц, индивидуальных предпринимателей);
•прием командированных;
•прием делегаций.

входить в кабинет руководителя толькопосле доклада
секретаря. При этом необходимо назвать фамилию, имя,
отчество, должность посетителя и вопрос, по которому
он
прибыл.
Если
руководитель
готов
принять
посетителя, или встреча была заранее назначена, то
секретарь приглашает его войти. В других случаях
(заранее
назначенная
встреча,
сотрудник
своей
организации
по
текущему
вопросу,
вызванный
руководителем сотрудник и т.п.) секретарь можетдоложить руководителю о посетителе по переговорному
устройству и, получив согласие на прием, предложить
посетителю пройти в кабинет.
Во время проведения всех видов приема секретарь
принимает телефонные звонки. Телефон руководителя
подключается
только
при
чрезвычайных
обстоятельствах.
При проведении приемов, особенно посетителей из
других организаций, монитор компьютера должен быть
повернут в сторону от вошедших,системный блок
недоступен для копирования, документы скрыты от
прочтения.
Посетитель может войти в приемную в любой момент,

Прием работников иных
организаций,
Время
приема посетителей клиентов
других организаций

должно быть
согласовано и удобно как для посетителей, так и для
руководителя.
Секретарь должен
заранее
поставить
в
известность руководителя о вопросе, который будет решаться во
времявстречи.
В ряде организаций принята практика предварительной записи
(регистрации) посетителей. При этом уточняются: фамилия, имя,
отчество, должность посетителя, название организации,
телефон, вопрос, который подлежит обсуждению, дата и время
приема. Запись посетителей ведется в журнале. Регистрация
посетителей может вестись и электронным способом при
наличии соответствующего обеспечения и, какправило,
большого количества посетителей.
При приеме посетителей других организаций после приветствии
секретарю необходимо выяснить их фамилию, имя, отчество;
представляемую фирму и должность; цель визита; наличие
предварительно договоренности о встрече с руководителем. Для
представления посетители могут использовать визитные
карточки.

договоренности, секретарь вправе самостоятельно (исходя
из регламентаработы руководителя) решить, доложить о
нем руководителю немедленно или записать на прием. Если
секретарь считает, что руководитель может принять
посетителя, то идет с докладом, плотно закрыв за собой
дверь кабинета. В случае отказа секретарь называет
посетителю точную дату и время, когда его примут.
Если посетитель настаивает на приеме в другое, удобное для
него время, секретарь должен выяснить,может ли
руководитель перенести прием на желаемое для посетителя
время и сообщает последнему об установленной дате и
времени. В данной ситуации можно предложить посетителю
переговорить с заместителем руководителя.
В случае, когда руководитель, к которому приглашался
посетитель, отсутствует, необходимо организовать, чтобы
посетителя принял другой компетентный сотрудник.
Секретарь в такой ситуации долженизвиниться за
отсутствие руководителя и объяснить его причину. Если же
он отменяется по неожиданным обстоятельствам (болезнь
руководителя, срочная его командировка или стихийное
бедствие), то секретарь обязан известить посетителя об этом
заранее и договориться о времени, на которое прием

Прием сотрудников организации по рабочим вопросам

Для его грамотной...