профессия секретаря

  • 19 мая 2017 г.
  • 2327 Слова
ВВЕДЕНИЕ
В России должность секретаря появилась в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора

Секретарь-референт – одна из сложных профессий сегодня. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда сделали эту профессию престижной и привлекательной.
«Современный секретарь – это инициативный помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимымидля работы в офисе, принимающий решение в пределах своей компетенции и при необходимости берущий решение на себя». Успешность деятельности фирмы, ее престиж и имидж во многом зависит от секретаря.
Этике деловых отношений уделяется в последнее время все большее внимание. Понятие «профессиональная роль» включает в себя не только способности к выполнению должностных обязанностей, но и навыкивзаимоотношений с внешним окружением (коллегами, руководством, подчиненными, клиентами, партнерами и т.д.) в процессе реализации зафиксированных для конкретной должности профессиональных задач или функций. Соблюдение этики деловых отношений является одним из главных критериев оценки профессионализма.

ГЛАВА 1. РАБОЧИЕ ФУНКЦИИ И ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ
1.1. Этикет секретаря
В приемной руководителя бывает множествопосетителей, и от знания и соблюдения секретарем правил деловой этики зависит имидж ее руководителя организации в целом. Соблюдая деловой этикет, секретарь одновременно служит положительным примером и для посетителей, и для сотрудников.
Главное правило деловой этики – создать удобство партнеру. Секретарь приветствует доброжелательной улыбкой всех, кто заходит в приемную.
1.2. Средства созданияпривлекательного имиджа
Для создания имиджа секретарю важно все: и манеры, и культура речи, и одежда, и интерьер офиса. Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, его одежда должна быть красивой и удобной. Одежда играет огромную роль в жизни любого человека.
Работая над формированием своего имиджа целесообразно взглянуть на себя критически, оценить достоинства и недостатки своей внешности иучесть рекомендации. В деловой одежде секретаря предпочтение стоит отдавать костюмам. Костюм дает много возможностей для комбинирования. Он предполагает замену рубашек, галстуков, жилетов.
1.4. Организация совещаний
Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка, размножение и рассылкаучастникам документов. Все предлагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее, чем за 48 часов, размножены и разосланы за 24 часа до совещания.
В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важной является процедура размещения участников.
В подготовительный этап также входит и забота о транспортном обеспечении участников. Заканчивается этот этап подготовкой помещения для проведения совещанияи его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее.
При проведении совещания с ограниченным числом участников секретарь встречает их перед входом в помещение, где будет проходить совещание.
Участники совещания регистрируются. Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях. При регистрации участниковвыдаются, если не были ранее разосланы, размноженные на них документы. Также могут выдаваться канцелярские принадлежности, что предусматривается заранее и закладывается в смету совещания.
В перерыве могут быть организованы кофе-паузы, когда участникам предлагается чай, кофе и т. Д., а также выставка-продажа литературы.
1.5. ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ
1.5.1. Прием сотрудников
Организуя прием сотрудников своегопредприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, иметь представление о его деятельности, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками.
Секретарь должен довести до сведения всех сотрудников предприятия часы приема по текущим вопросам. Он должен хорошо знать сотрудников своего предприятия, которые...