Регистрация документов

Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Южно-Уральский государственный университет»
(Национальный исследовательский университет)
Факультет «Сервис и туризм»
Кафедра «Туризм и социально-культурный сервис»
Специальность «Туризм»












Регистрация входящих,исходящих и внутренних документов
Реферат по дисциплине: «Документационное обеспечение управления предприятий











Челябинск 2013
СОДЕРЖАНИЕ

1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ 3
2 СПОСОБЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ 6
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 9






































1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВРегистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения [1].
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основныхсведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Регистрация придает, преждевсего, юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз [2].
Цель регистрации документов:
▪ учет документов;
▪ контроль за их исполнением;
▪ справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы,требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости.После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.
К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:
▪ письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
▪ все рекламные письма;
▪ поздравительные письма и телеграммы;
▪ приглашения, программысеминаров, совещаний и конференций;
▪ печатные издания (книги, брошюры, журналы);
▪ пакеты с пометой «лично»;
▪ копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
▪ информационные материалы и т.д. [3].

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых,получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.

 В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. Вучреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализованно по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки....