-------------------------------------------------
Технология организации и проведения деловых совещаний
Для достижения целей совещания необходимо досконально подготовить и четко организовать его проведение с учетом совокупности обязательных элементов.
Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимостисовещания менеджер должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения.
Совещание имеет смысл, если:
* есть необходимость в обмене информацией;
* выявлении мнений и альтернатив;
* анализе сложных (нестандартных) ситуаций;
* принятии решения относительно комплексных вопросов.
Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания:* решение высшего руководителя;
* возможность решения вопроса по телефону;
* селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания.
И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня исостав его участников.
Во время подготовки повестки дня необходимо определить:
1. тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем;
2. условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания, для определения цели совещания;
3. кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведениепредварительных совещаний в подразделениях).
Основные ошибки, которые допускаются при формировании повестки дня:
* отсутствие главной темы совещания (не позволяет обеспечить их точное разграничение и соответствующее аналитическое обеспечение);
* участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы;
* включение в повестку дня вопросов, различных по объему и содержанию, врезультате чего совещание превращается в обсуждение или даже на ругань между отдельными его участниками;
* увеличивается количество участников, поставленных в позицию пассивных слушателей;
* отступление от повестки дня, рассмотрение побочных тем, возникших стихийно, или какой-нибудь «вечной» проблемы (например, вопросы снабжения и т. п.).
Во время решения вопроса о составе участниковнеобходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественному и качественному составу. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений.
Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в залезаседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущего делового совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.
Надо определить день и время проведения. Для совещания рекомендуется отводить определенный день недели, что позволяетучастникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и подготовиться к нему. Лучший день для совещания - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и в пятницу.
Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня наблюдаются два пика повышенной работоспособности: первый - с 11 до 12 часов; второй - между 16 и 18часами. Поскольку любое совещание нарушает ритм трудовой деятельности, проводить его в первой половине рабочего дня (первый пик) нецелесообразно.
Ошибки, которые чаще всего допускаются при определении продолжительности совещания:
* не регламентируется продолжительность совещания;
* не соблюдается установленная продолжительность совещания;
* совещания планируются слишком...
Технология организации и проведения деловых совещаний
Для достижения целей совещания необходимо досконально подготовить и четко организовать его проведение с учетом совокупности обязательных элементов.
Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимостисовещания менеджер должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения.
Совещание имеет смысл, если:
* есть необходимость в обмене информацией;
* выявлении мнений и альтернатив;
* анализе сложных (нестандартных) ситуаций;
* принятии решения относительно комплексных вопросов.
Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания:* решение высшего руководителя;
* возможность решения вопроса по телефону;
* селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания.
И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня исостав его участников.
Во время подготовки повестки дня необходимо определить:
1. тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем;
2. условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания, для определения цели совещания;
3. кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведениепредварительных совещаний в подразделениях).
Основные ошибки, которые допускаются при формировании повестки дня:
* отсутствие главной темы совещания (не позволяет обеспечить их точное разграничение и соответствующее аналитическое обеспечение);
* участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы;
* включение в повестку дня вопросов, различных по объему и содержанию, врезультате чего совещание превращается в обсуждение или даже на ругань между отдельными его участниками;
* увеличивается количество участников, поставленных в позицию пассивных слушателей;
* отступление от повестки дня, рассмотрение побочных тем, возникших стихийно, или какой-нибудь «вечной» проблемы (например, вопросы снабжения и т. п.).
Во время решения вопроса о составе участниковнеобходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественному и качественному составу. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений.
Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в залезаседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущего делового совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.
Надо определить день и время проведения. Для совещания рекомендуется отводить определенный день недели, что позволяетучастникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и подготовиться к нему. Лучший день для совещания - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и в пятницу.
Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня наблюдаются два пика повышенной работоспособности: первый - с 11 до 12 часов; второй - между 16 и 18часами. Поскольку любое совещание нарушает ритм трудовой деятельности, проводить его в первой половине рабочего дня (первый пик) нецелесообразно.
Ошибки, которые чаще всего допускаются при определении продолжительности совещания:
* не регламентируется продолжительность совещания;
* не соблюдается установленная продолжительность совещания;
* совещания планируются слишком...
Поделиться рефератом
Расскажи своим однокурсникам об этом материале и вообще о СкачатьРеферат