Системы электронного документооборота

  • 10 мая 2012 г.
  • 2812 Слова
СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
Понятие электронного документа
ОСОБЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Основные свойства СЭД
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
























ВВЕДЕНИЕ
На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрациипервичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п.
Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом.
В настоящее время на предприятиях для облегчения документооборота внедряются различные системы его автоматизации. Электронный документооборот в отличиеот бумажного более эффективен и прост, он избавляет предприятия от огромных складов архивной информации на бумажных носителях, информацию можно хранить в компьютере, на дисках.
Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов вкомпьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Цель контрольной работы рассмотреть понятие, виды и особенности СЭД. Представление документов в СЭД.




















Понятие электронного документа
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве ипотреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации,носителем которой является документ на различных основах.
Автоматизация учетного процесса определила свои требования к организации документооборота. Появились программные средства, обеспечивающие ввод, хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде. В 80-х гг. прошлого века была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управленияэлектронными документами (Document Management Systems).
Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭДдолжна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управлениедокументами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и системуделопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.
Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.
Система...