Теория систем электронного документооборота

Министерство образования Российской Федерации
Уральский институт туризма – филиал Российской
Международной Академии Туризма

Самостоятельная работа по курсу «информационные технологии управления»

Выполнили:_________________
_________________
_________________
__________________________________
_________________

Руководитель
________________

Екатеринбург 2008г.
Теория систем электронного документооборота

Система электронного документооборота — организационно-техническая система,обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контрольисполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный намагнитных, оптических и других носителях информации.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающимвозможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Основные принципы электронного документооборота:
• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции, данной системы.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности ихисполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ,обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Внедрение систем дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать. Рассмотрим, в первую очередь, факторы,способствующие снижению затрат:
Фактор 1 - Сокращение затрат на бумажные документы
Фактор 2 - Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников
Фактор 3 - Ускорение информационных потоков
Фактор 4 - Изменение корпоративной культуры

Любая система электронного документооборота может содержать элементы каждой из...