Устав проекта

Формальная документация, скорее всего, является именно той ступенью, которую чаще всего старается перешагнуть организация при старте нового проекта. Причинами того, что проект идет по неправильному пути либо терпит крах, часто являются “плохая постановка виденья” или “недостаточное документирование”. Почему же разработка хорошего устава проекта настолько сложна? Явно это не из-за техническихпричин – к примеру, отсутствия достаточно продвинутой программы подготовки и редактирования текста для документации информации. Существует несколько причин того, почему проекты обладают неэффективными уставами.
Коммерческие директоры, спонсирующие проекты, не являются экспертами в управлении проектами. Забота о проектах – всего лишь часть их рабочих обязанностей. Коммерческим директорам необходимы лишьрезультаты. Во многих случаях им кажется, что их ответственность заключается в определении задач для кого-то другого (к примеру, руководителя проекта), кто должен разбираться с такими заданиями. Если в обязанность такого спонсора входит создание устава, то ему необходима некоторая практика для того, чтобы создать такой устав, который будет служить основой для будущей работы в проекте.
Зачастую несовсем ясно кто ответственен за создание устава проекта.Поскольку коммерческий директор четко определил задачу для кого-то на выполнение (опять-таки руководителю проекта), то он, скорее всего, займется другими делами, оставив задание полностью на руководителя проекта. Здесь вступает в силу правило 5%: если одно задание было назначено двум людям (поровну), то каждый возьмет на себя 5% ответственности завыполнение. В методологии проекта организации необходимо четко документировать, кто именно несет ответственность за составление устава.
В случае, если ответственность за устав несет руководитель проекта, то документация зачастую бывает составлена без энтузиазма, что с самого начала ведет к нечетким целям проекта. Во многих случаях руководитель проекта не участвует в дискуссиях, приведших крождению проекта. При назначении руководителя его слабостью будет возвращение к изучению всего обсужденного – ведь какой руководитель захочет получить репутацию человека, неспособного влиться с головой в проект и начать движение? Возврат к изучению идей, таких как задачи бизнеса, цели и критические факторы успеха, может быть воспринято как то, что человек чересчур ориентирован на процессы и не фокусируетсяна достижении результатов. Поэтому многие руководители будут продвигать проект с неловким чувством того, что они что-то упустили.
В качестве руководителя проекта вы должны знать, какова ваша ответственность при документации проекта. Поскольку вы, скорее всего, не управляете капиталом, необходимым для спонсирования проекта, то маловероятно, что вы имеете полномочия составлять всю документациюсами. Обычно все сводится к следующему – коммерческие директоры составят неподходящий устав. Тем не менее, это вовсе не означает, что вы не должны принять это и не стараться двигать проект далее. Помните – вы ответственны за успех проекта, так что это в ваших же интересах обеспечить соответствующую документацию проекта до того, как будут инвестированы средства\время\силы, особенно если вы профессионал вуправлении проектами (PMP).
Вот некоторые шаги, которые вам стоит предпринять в любой организации. Если ваша компания еще незнакома с процессом документации и создания устава, то вам понадобится ввести данный принцип потихоньку и постепенно пройти весь процесс не без использования специфических понятий, таких как устав, миссия и документ виденья компании.
Шаг 1: Определите и наймитеспонсора/поддержку проекта
Должен присутствовать хотя бы один коммерческий директор, который будет настолько заинтересован в проекте, чтобы быть готовым выполнять роль охранника капитала и представителя всей управленческой группы. Человек должен понимать нужды бизнеса и задачи проекта. Проблема появится в случае, если вы не можете найти такого человека – проекты выполняются (или должны...