Электронный офис

  • 01 июня 2013 г.
  • 1223 Слова
1. Понятие электронного офиса
Электронный офис воплощает концепцию-всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Предполагается, что электронный офис позволит практически исключить внутрифирменные представления документов на бумаге и восстановить традиционнуюформу концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя. Основные функции и средства электронного офиса следующие:
общая обработка документов, их верификация и оформление; локальное хранение документов; обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге; дистанционная и совместная работа служащих над документом; поддержка способов общения, не покидая рабочего места;электронная почта; персональная обработка данных; составление документов, воспроизведение и полиграфическое размножение документов; объединение электронной и вербальной коммуникации; обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и ведение персональных баз данных; генерация отчетов по обработке данных; управление ресурсами; контроль исполнения; управление личным временем; контрольавтоматической корреспонденции; поддержка технического и профессионального инструктажа служащих; передача данных; обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала; обеспечение стилистического качества документов; моделирование решений и имитация их принятия; информационная поддержка принятия решений; работа со средствами автоматизированного обучения; служба консультаций; создание адаптируемыхавтоматизированных рабочих мест; обмен локальной и персонализированной информацией; служба видеотекста; обмен и интеграция программных средств; перенос документов с одного носителя на другой; полиграфическое оформление документов; телефонные и телевизионные совещания; групповой контакт через терминалы.
Информационно-вычислительные мощности в электронном офисе также персонализируются с сохранениемэлектронной связи как внутри офиса, так и с централизованными базами данных и удаленными подразделениями. При этом предполагается, что совместное развитие и интеграция вычислительной и коммуникационной техники обеспечат служащим неограниченный доступ к любой нужной информации и вычислительным мощностям независимо от их местонахождения.
Электронный офис, благодаря электронной почте и персональным ЭВМ, увеличиваетвозможность обеспечения прямого взаимодействия людей (аналогично традиционному офису), не требуя при этом их физической концентрации в пределах одного помещения. Концепция электронного офиса позволяет существенно повысить эффективность работы служащих творческого труда, требующей интенсивной обработки больших объемов сложноорганизованной информации.
В современных условиях к видам деятельности,осуществляемым в офисе, потенциально являющимся предметом автоматизации и требующим информационной поддержки, необходимо в первую очередь отнести:

• обслуживание входных информационных потоков разнообразных видов, офис-менеджмент;
• собственно документооборот и организацию делопроизводства;
• планирование и контроль выполнения производственных заданий и др.;
• стратегическое и тактическое планирование основнойдеятельности;
• принятие решений разных уровней;
• техническую поддержку бизнес-процессов как процессов специфического рода (длительных, вариантных, распределенных и др.).

С учетом разнообразия офисов нецелесообразно рассматривать их информационные системы в качестве объектов, составляющих один конструктивно определяемый класс систем. Поскольку общим свойством таких офисных информационных систем(ОИС) является поддержка документооборота (а это, в общем случае, только часть каждой ОИС), то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных операций с документами можно говорить как о самостоятельном классе функций характерных для офиса (и это также справедливо для соответствующих средств автоматизации).

2. Задачи электронного офиса...
tracking img